巧将各种文档转换后进行Web发布
作者：刘瑞荣 来源：赛迪网 添加时间：2006-5-21 15:00:01如果你的文档已经是电子格式，那你已经成功一半了。我们将介绍一些小技巧，把这些桌面上的文档转换成适合在Web上发布的文件格式。
什么样的文档适合Web
首先，你可能会问，我可以把Microsoft Word文档放在Web上吗？嗯，这是可以的，但是不通用，因为Web浏览器不知道怎样显示这些内容。
任何软件都能显示它自己创建的文档，这一点都不稀奇。但是，大多数电脑的文档格式都是专用的，是有所有权的。也就是说，这些文档是以一种他人程序无法显示的方式进行编码的。举个例子，要在电脑上打开一个这个电脑没有安装的软件所创建的文档，基于上述原因，就必须要进行格式转化。这样做的结果是，你可能会丢失一些格式（间距、字体、加粗文本）。在不同平台的电脑之间，如Macintosh到PC之间，转换文件会产生更大的不同。
Web文档最大的好处是在很大范围内这些文档可以通用。所有电脑平台上的所有浏览器都能解释执行。在PC上建立的网页，Macintosh或UNIX的浏览器也都能浏览。
根据HTML定义，Web语言HTML（超文本标记语言）不是某种软件语言，而是一个文本标记系统。当你用字处理软件插入不透明、不可见代码来显示加粗、倾斜的文本，HTML编写程序就会插入透明或可见的代码，也即标记。这些标准标记不仅告诉浏览器怎样显示粗体和斜体文本，同时也描述了文档的结构（如：段落），并标记了放置图片和超链接等对象的位置。
如果你想查看Web文档的HTML源文件，可以单击Web浏览器的查看（View）选单中的源文件（Source）选单项。
转换方法
1．手工转换
把文档转为HTML文件的一个方法是手工重新创建。你可以在Web编写程序中打开一个空文件，把原文档的文本拷贝粘贴到新HTML文件中。如果只有几个文档要转换，这种方法还可以。但是许多人都没有时间去学习新软件的使用方法，尤其是当他们需要立即从Web上获取文件的时候。
2．自动转换
令人高兴的是，现在最流行的软件都提供HTML转换功能（自动转换）。只是这类转换都不太令人满意。可以达到什么样的满意程度要看源文件的复杂程度。
例如，字处理软件中输入的字母和备忘录一般都是非常简单的文档。格式一般包括段落、粗体或斜体文本、标题、列表。这类文档都能很好地转成HTML。
另一方面，新闻、说明和表单常常都包含有分栏文本、固定的间距、五颜六色的对话框以及精确定位的图片。很明显，这些格式不能完全转换过去，因为它们不能作为结构化布局的内容。
当然，转换生成的HTML文档也存在浏览器的兼容性问题。以前曾提到过，HTML文档大都通用，但是当你用字处理软件的自动转换功能转换文档之前，你要弄清楚你的用户是什么人、喜欢用什么浏览器。
转换实例
1．Word 2000
可以直接在Word 2000里转换文档。从“文件（File）”选单选择“保存为网页（Save As Web Page）”。接着可以给文档输入一个新标题，也就是显示在浏览器标题栏里的内容。你也可以给这个文件重新命名，不过要注意扩展名一定是HTM或HTML，然后单击“保存（Save）”。
Word自己创建的Web页中插入了许多它自身的代码，即使你先把这个文件存成纯文本文件，也会产生这些垃圾代码。对于简单的文档你可以不去管这些不相干的代码。有经验的Web编写人员喜欢删掉它们，因为这些垃圾代码让整个文档显得很乱。实际上，一些Web编写程序还提供专门的命令来清除Word建立HTML文档时产生的垃圾代码。
在Word中实现文本转换只是一个简单的另存命令（Save as）。
转换Word文档的时候，一定要先保存源文档，转换文件的过程中，Word会关闭源文件而不进行保存，所以你做的任何改动都会丢失掉。
2．Excel 2000
把Excel文档转换成HTML，跟转换Word文档类似，单击“文件（File）”选单的“保存为网页（Save As Web Page）”命令。但是Excel还有更多有趣的功能。一方面，你可以选择保存单个个人工作表，或是整个工作簿，这对转换一批文件很有帮助；另一方面，你可以单击“添加交互性（Add Interactivity）”对话框。
交互式Web文档真正可以让用户修改电子数据表。这种Web文档与真的Excel文档看上去非常相似，它甚至还有Excel用户熟悉的附加标记（+）型光标。你不仅可以输入/删除数据，使用Pared-down选单，你还可以剪切、粘贴、排序、自动求和、自动过滤，并把更新后的电子数据表导出为XLS文件，你还可以选择文档的某部分进行转换。使用属性工具箱你可以修改电子数据表的格式。Web用户不能修改Web文档，因此你也不必担心会有什么人删掉你的原始公式。
不过，经过Excel 2000转换生成的这些交互式的文档在应用上有些局限性，只有Microsoft的IE 4.01或以上版本的浏览器能够浏览这些交互式的网上Excel文档。尽管我们认为升级浏览器是值得的，不过绝大多数Web浏览者可能不这样认为。换句话说，对你的Web文档应用这些新功能是要多加小心。
在桌面上浏览转换过的Excel文档，要先打开一个浏览器，用“文件（File）”选单中的“打开（Open）”选项选择你硬盘上的文档，或者单击发布（Publish）按钮，在“发布为网页（Publish As Web Page）”对话框的下部将“在浏览器打开发布的网页（Open Published Web Page In Browser）”选项置为选中状态。
没有交互性的Excel 电子数据表，很明显，没多大用处。要想打印数据表，就需要先调整一下，如重新调整一下列宽、加粗标题、添加边框。如果还想知道Excel工作簿在HTML（无交互性）里是个什么样子，可以单击“文件（File）”选单里的“网页预览（Web Page Preview）”选单项预览一下。
同样，Excel转换HTML时也添加了很多无关代码，因为在HTML中再次生成数据表需要插入HTML表格标记代码。这是用于建立行和列的一组特定标记，如果工作表中单元格数为奇数，Excel的转换可能会出问题。
3．PageMaker 6．5
如果你的公司定期设计并且打印说明书和其他一些广告，就有可能使用像Adobe PageMaker这样的页面排版软件来创建文档，用这个软件进行文件格式转换相当合适，如果第一次转换不太满意，它还提供多种方式修改文件。
首先，单击“文件（File）”→“导出（Export）”→HTML，在其后弹出的对话框中有很多设置选项。先单击“新建（New）”建立转换设置，然后在对话框里输入文档标题，并单击你想转换的文档元素，可以设置整个页面，也可以分开来做；接着单击“完成（Done）”。
接下来单击“选项（Options）”按钮，看看你想保持原来PageMaker的布局，是用多列，还是决定以无列的形式来保存文档，这是HTML文档的典型界面。保持原格式，在Approximate Layout框中设置选中标记。跟Excel类似，PageMaker使用HTML表格标记重新建立列，其中，文本可能不在原来的列，因此建议开始的时候先试试，看看会发生什么，以免丢失格式。
在选项框里，你可以为文件的某部分指定格式，并说明你想让PageMaker把你的图片转成什么格式。笔者建议你使用缺省设置。试过几次之后，你就会清楚你是否需要进行重新设置。
最后，单击“文档（Document）”按钮。在硬盘上选择新HTML文档的存放路径。如果你的文档里有图片，而且还想把它们放在另一个文件夹里，单击“图形（Graphics）”按钮，告诉PageMaker应该存在哪儿，然后单击“导出为HTML（Export HTML）”按钮。
要查看转换结果，只需要打开Web浏览器，单击“文件（File）”→“打开（Open）”选单项，打开硬盘上存放的那个文档。可能大多数PageMaker文档以HTML的格式来看会有很大差别，例如，某项内容没有转换。PageMaker不转换它自己绘制的图片、变形的物体（倾斜的、旋转过的、移动过的）、盖住的物体（被其他形状遮住了一部分）。
4．修补PageMaker转换
要尽可能地使HTML文件输出比较理想，你可能需要编辑一下你的PageMaker文档。用“另存为（Save As）”选单项重新命名，以免丢失源文档的格式。因为PageMaker不能输出盖住的物体，所以转换之前尽量不要让物体被遮住。为了保持变形图片的样子，使用图片编辑器对图片进行加工，并重新导出到文档。
如你所知，转换页面布局较为复杂的文档要有多次尝试、不怕出错的心态，这对培养HTML编写人员解决小问题的技巧很有帮助。用HTML编辑工具，或者简单的文本编辑器（如Windows写字板或记事本），可以缩放文本或者删除排版古怪的内容，但是别希望能好好编辑PageMaker建立的HTML文件。为了在布局上更接近一些，PageMaker必须要插入一些特别的HTML编码，即使是一个熟练的HTML编写人员也会因为要尝试很多次以修补文档而失去信心。
但是，如果你不能在HTML中保持源文档的格式，一定要记住，你可以让PageMaker忽略那种格式，并把文本和图形转换到一个大的列中，再到“选项（Options）”中去掉“Approximate Format”复选框中的选中标记。即使你丢失了一些格式，单一的列格式反而更容易在Web上显示出来。
5．PageMaker To PDF
如果你的源文件在PageMaker中，最佳发布程序是Adobe的PDF，这是一种保持文档原始外观的格式，容易在Web上发布。把PageMaker文档转换成PDF的功能内建于PageMaker 6.5。PDF文档的唯一不足之处在于，Web用户必须在他们的电脑上安装Acrobat Reader软件才能浏览文档。
如果你的PC机上安装了PageMaker，那你就很有可能安装了Reader，如果没有，你可以从Adobe的网站http://www.adobe.com/products/ acrobat/readstep/html下载最新版本。
要把PageMaker文档转换成PDF，单击“文件（File）”→“导出（Export）”→PDF。如果你想看看新文件生成后是什么样，将对话框中的View PDF Using选项置为选中，并确定程序字段里已经选了Reader。然后，确认“跳过提炼器的工作”选项没有置为选中状态，再在单击“导出（Export）”弹出的对话框中选择你想保存PDF文件的磁盘路径，然后单击保存。
为了使文档字体转换完后的效果最佳，我们建议你在创建PageMaker文件的同一台电脑上建立PDF文件，最后一步是在HTML文档中插入你的PDF文件，就像一个标准的超链接。代码如下：＜a href= " newletter25.pdf " ＞Our Newletter, vol. 2, no 5 ＜/a＞
以这种多功能格式建立的文档可以包含超链接和其他的交互特色，你甚至可以用它创建Web表单。
后续工作
1．给新网页命名
为获得最佳的浏览器访问效果，在给新转换过来的网页命名时请遵循如下这些规则：命名要直观，如果有许多连续文档，给它们定个规矩，比如卷号、期号，或者在后面附上创建的年份；不要在文件名中用空格，如果你想起两个单词的名字，就用下划线替代空格（例如：Valentines_day.html）；坚持用小写字母。
2．以后的转换
尽管转换文档很费时间，但很值得。现在，要尽可能地提供在线信息，因此提前做计划会让事情变得简单些。在这里给出一些建议：
· 发布公司的下一个计划时，先预算出把PDF文件转换成HTML的时间（或财力）。
· 调查你的用户，弄清楚他们想要的信息。为什么花了力气把文档转成Web格式结果却没一个人阅读？
· 计划转换的时候，要考虑文档多长时间需要更新。如果经常需要更新，就要让文档简单些。
3．先转换最重要的文档
可能的话，把发布出来的那部分保存一份纯文本拷贝，这样放在多重电子格式中容易些。
考虑一下，你的文档是否适合于只转成Web格式发布。为了使工作流简化，转换所有的文档尽量用一种方式。
把使用的图片存为电子图片，以备Web文档中再次使用。
4．原样发布
在Web上原模原样发布Word文件并不是一件可笑的事情。尽管人们不能用浏览器浏览文档，但可以用浏览器下载（拷贝到硬盘或磁盘上），然后只要他们有合适的软件，就可以在桌面上打开文件。至少你知道人们有软件来打开那些文档，而且还能很好地打印出来。如果你要马上传播重要详细的信息，这也是一个选择，建立一个超链接，给网页增加一个文档，代码如下：
＜a href=" flu_shot.doc"＞ Click here for the flu shot release form. ＜/a＞
这种方法提供文档，给出如何下载，打开文档的一些指导是很明智的。
5．用TableMaker转换表格
在Web格式的转换中最棘手的问题之一就是表格，建立所有的表格、输入数据、正确安排行和列。如果要手工完成这些工作，对于一些高手来说，也会是一场恶梦。这也是我们喜爱TableMaker(http://www.bagism.com/table maker)的原因。它简化了表格的转换过程，只需拷贝以tab或逗号分隔的表格或电子数据表，然后粘贴到TableMaker的数据字段。确认数据是以tab还是以逗号分隔，然后单击“建立表格（Make Table）”。它的准确性非常好，即使是不规则单元格里的数据，它也能转换得很好。
TableMaker可以让你查看新表格以及HTML源代码。把代码简单地拷贝粘贴到Web页中，你甚至可以编辑表格，再建立一个表格，而且全部都是在线完成的。
使用简单的程序可以设置表格边框、单元格填充的程度、位置，甚至还可以给表格建一个标题。
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