这些 Office XP 提示与技巧改编自 Microsoft Press® (©2001 Microsoft Corporation) 出版的，由 Michael Halvorson 与 Michael J. Young 合著的 Microsoft Office XP Inside Out（Microsoft Office XP 全面剖析）。它们突显了 Office XP 最令人激动的新特性。

通过 Word 的智能标记更智能地工作 
Microsoft Word 2002 版现在能够识别文档中的许多数据类型，如名称、日期、地址，以及证券行情自动记录收报器符号。它将每一种识别出的数据转换为一个智能标记，并提供可以选择的按钮，以便进行有用的操作。例如，有了包含一个人名的智能标记，即可打开这个人的 Microsoft Outlook®“联系人”项目，或者给此人发送电子邮件。 

要在 Word 2002 中启用智能标记并激活一个或多个特定的智能标记识别器，请执行下列操作： 

在“工具”菜单上，单击“自动更正”选项。 
在“自动更正”对话框中，单击“智能标记”选项卡。 
选择“使用智能标记标识文字”，使 Word 能够识别文档中的智能标记。 
选择‘显示“智能标记操作”按钮’，使 Word 能够显示智能标记按钮，这样您就能够对文档中的智能标记数据进行操作。 
选择您想使用的所有智能标记识别器，例如，您可以选择“人名”或“地址”。 
要从 Microsoft 下载额外的智能标记识别器，单击“其他智能标记”按钮。 
要更改智能标记保存的方式，单击“保存选项”按钮，进行您的选择，然后单击“确定”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 11 章。 
编者按：所有 Office XP 程序中都有智能标记。 

通过任务窗格更简便地访问有用的信息 
在 Office XP 中，您可以使用不同于对话框的一种新方式 -“任务窗格”来进行特定的操作或选择选项。通过任务窗格，您可以搜索、打开或启动一个新文档、查看剪贴板内容、对文档和演示文稿进行排版，甚至访问 Web。 

要查看任务窗格，请执行下列操作： 

打开任一 Office XP 程序。 
在“查看”菜单上，单击“任务窗格”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 1 章。 

新的恢复特性，不再损失工作成果 
新的 Office 特性试图在出现故障时保存并恢复您的文档。如果出现错误，将自动出现一个“文档恢复”任务窗格。 

要使用“文档恢复”任务窗格来恢复文档，选择“恢复此文档”，单击“关闭”，然后从“文档恢复”任务窗格打开恢复的文档。 

如果程序没有响应，您可以使用一个新的“Office 应用程序恢复”实用程序来保存数据。方法如下： 

单击“开始”，指向“程序”，指向“Microsoft Office 工具”，然后单击“Microsoft Office 应用程序恢复”。 
选择没有响应的程序。 
选择“重新启动应用程序”或“结束应用程序”。 
您还可以使用“打开”对话框中的“打开并恢复”选项，来尝试修复一个损坏的文档。 

改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 1 章。 

使用超链接处理多个文档 
在 Word 2002、Microsoft Excel 2002 版、Microsoft PowerPoint® 2002 版或 Microsoft Access 2002 中，您可以将一个简单的超链接插入到另一个文档中。单击该超链接即可打开源文档，使您直接访问目标数据。 

要从 Word、Excel、PowerPoint 或 Access 文件创建到其他程序的超链接，请执行下列操作： 

排列程序窗口，使源文件和目标文件都打开并可见。 
选择源文档的数据 - Word 文档或 PowerPoint 幻灯片中的文字或图片，Excel 的一些单元格，或是 Access 中的数据库对象。 
然后用鼠标右键单击并将所选项目拖至另一文档的新位置。 
单击快捷菜单上的“在此创建超链接”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 7 章。 

在 Excel 中为工作表标签指定颜色 
在 Excel 2002 中，您可以为电子表格中的工作表标签指定不同的颜色。事实证明这个新特性可以帮助标明具有类似功能的一组标签。 

要更改标签颜色，请执行下列操作： 

选择一个标签。 
在“格式”菜单上，指向“工作表”，然后单击“标签颜色”。 
在“设置标签颜色”对话框中，选择一种颜色，然后单击“确定”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 24 章。 

安排会议很难吗？提议一个新时间 
当您使用 Microsoft Outlook® 2002 版来规划一次会议时，与以前不同，现在与会者可以提议一个新的会议时间，而不必只是接受或拒绝邀请。要做到这一点，收信人只要单击“提议新时间”按钮即可。在“提议新时间”对话框中，输入新的“会议开始时间”和“会议结束时间”信息。 

改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 38 章。 

在 Outlook 中使所选账户发送/接收自动化 
如果您有一个以上的电子邮件账户，您可以设置账户组以控制 Outlook 在您执行发送和接收操作时使用哪个账户发送和接收电子邮件。 

最初的时候，Outlook 只创建一个组，叫作“所有账户”，它包括您所有的电子邮件账户。要创建一个新的组，请执行下列操作： 

在“工具”菜单上，指向“发送/接收设置”，然后单击“定义发送/接收组”。 
单击“新建”。 
在“组名称”框中，输入组名称，并单击“确定”。 
在“发送/接收设置”对话框中，选择您想添加到该组的账户，选择该组中每个账户的选项，然后单击“确定”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 38 章。 

通过 FrontPage 使 HTML 代码符合 XML 规则 
超文本标记语言 (HTML) 定义了一套元素，因而浏览器可以解释该语言，但语法相对松散。然而，可扩展标记语言 (XML) 则不是定义特定的一套元素，而使用严格、统一的语法来帮助消除不兼容性。 

您可以让 FrontPage 修改您 Web 页的 HTML 源代码，使之符合 XML 的严格规则，从而集成两种语言最好的特性。执行 XML 规则可以降低不兼容性，避免不同的浏览器或其他程序以不同方式解释及显示您的 Web 页。 

要执行 XML 语法规则，请执行下列操作： 

在“页面视图”窗口中，单击页面底部的“HTML”选项卡。 
用鼠标右键单击页面上的任何位置，然后单击快捷菜单上的“应用 XML 格式规则”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 45 章。 

编者按：这一特性将所选的 HTML 转换为有效的 XML 语法，但不会将您的 HTML 页全部转换成 XML 或 XHTML 文档。 

在 Access 2002 中获得更好的兼容性与灵活性 
当您创建一个空的数据库或基于向导的数据库时，Access 2002 将数据库存储为 Access 数据库 (.mdb) 文件，与 Access 2000 所使用的格式相同。这一格式对于较小的数据库很适用，使您得以与 Access 2000 用户方便地共享数据库。 

但是，当您在创建一个相对较大的数据库时，如果能将它转换为新的 Access 2002 格式，您会获得更高的性能。Access 会创建另外一个新格式的数据库，保持原有数据库的完整。 

要将数据库转换为 Access 2002 文件格式，请执行列操作： 

在“工具”菜单上，指向“数据库实用工具”。 
指向“转换数据库”。 
然后单击“转换为 Access 2002 文件格式”。 
改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 46 章。 

控制演示文稿中的电影和声音 
在幻灯片中插入电影和声音时，PowerPoint 在幻灯片中插入一个包含该对象的小图标。如果您不想要图标，您可以设置文件，使之在第一次插入电影或声音文件时自动播放，然后将图标拖出幻灯片。 

改编自 Microsoft Office XP Inside Out 第 33 章。