Lotus文档巧分类

Lotus Notes/Domino是先进的通信处理软件和群件产品。它全面地实现了对非结构化数据的管理和共享，成为各类信息的存取中心，是安全、可靠的基础设施；Lotus Notes是一个文档数据库管理系统，Notes数据库的最基本元素就是文档，文档由表单定义，表单包含各种类型的域，Notes文档可以包含结构化数据和非结构化数据。

文档分类
在办公自动化系统中，经常需要处理、管理和传播各种信息，包括表格、格式化文本、HTML文本、图形、图像、音频和视频信号等。通过Lotus Notes开发的办公自动化系统，实现了各式各样的电子文档资料的分类。其具体的实现方法步骤如下：

先在Lotus Designer中打开应用系统数据库，浏览其中的文件夹模板。一般的文件夹都包括日期、作者、标题等列的标识。其中标题是通过Lotus Script 公式创建的；日期是由简单功能创建的；标题是由域功能创建的；而作者也是由Lotus Script公式 创建的(如图1)。

图1

创建不同分类文档资料的文件夹有三种方法：直接创建空白文件夹（只具有基本属性）；复制已有的文件夹（选择已经有的文件夹进行拷贝，具有相同文件夹属性）；通过逻辑条件的设定来定制文件夹。

图２：按照日期、作者等不同形式，进行不同类型文件夹的定制

在系统中创建具有不同分类要求的用户文件夹，需要采用定制文件夹的方法。首先在文件夹中设置类型列，它是由域功能创建的，需要在系统的文档视图中提前创建该类型的域，用来区分文档资料的类型。如果按照文档的功能来分类，比如，该文档是属于哪一类的业务，可以创建对应的域，使它代表不同的业务项；如果按照文件的格式来分类，不同格式的文件带有不同样式的图标，还可以创建用来标识文件格式功能域，使它显示Word、Excel、Web文件等不同的图标格式。这样一来，同类型的文档资料就建立起相同的分类标记，便于分类而又统一管理。显示的时候，根据其创建的域类型，例如名字、时间、格式等条件分类显示，使你能很方便地查找和编辑(如图3)。

图3

实现BBS功能
现在Internet上的很多网站都建立起了BBS，凡是注册了的用户都可以在BBS上发帖子，这样的帖子一般都包含有标题、作者、时间等属性。在由Lotus建立起的办公自动化系统中，在局域网范围内，也可以实现BBS功能。

1、首先在Lotus Designer中打开应用系统数据库，浏览其中的视图模板。一般的视图都包括日期、作者、标题等列值标识。通过对空白的视图模板进行加工，可以创建成为BBS中的帖子文件格式，它的格式可以模仿一些著名的BBS中帖子的格式来创建。在原来空白文档的基础上，添加用户名、用户信箱等域值，还可以添加人气、情绪等一些修饰性的图标等，使发表的帖子样式别致而大方。

2、接着创建BBS的不同栏目：比如新建栏目（用于书写和发表帖子）；查找栏目（提供日期、名称、作者等多种条件查询）；精华栏目（通过不同的选择条件如点击率，选出人气较旺的一些帖子）；刷新栏目（通过给定条件，比如日期来更新浏览的目录）。它们的建立和文件夹类似，只是为了方便检索，利用Lotus的内置搜索引擎，加入了搜索条件选项，使今后通过视图模板生成的帖子，能采用多种方法检索。这样已经可以初步建立起一个企事业单位内部的BBS系统。上网用户能够在局域网内部发表、查询、修改、删除自己的帖子，要想实现更完备的功能，还要使用Lotus Script 进行进一步的设计和开发。

本文期望对Lotus系统的用户及开发人员起到抛砖引玉的作用。