随着计算机的普及，许多中、小学校教师都使用微机来进行学生考试成绩处理。用Excel来完成各种计算、分析和管理工作十分便利，但其打印报表能力弱，而Word擅长于打印各种格式的报表，但计算、分析能力又较电子表格软件稍逊一筹。如果能扬长避短地使用Office中的组件，使之有机结合，协同工作就好了。笔者在实际工作中，摸索出了一套将两者有机结合的解决方案。Let＇sgo！“Office流水线”的流程图如下：原始成绩→Excel工作表→Word文档→成绩报告单。

　　建立原始工作表

　　由于大家早已熟悉在Excel中对学生考试成绩进行录入、统计、排名等常规操作，在此就不再赘述了。假设您已经建立了一个名为abc.xls文件。

　　报表设计

　　如果要将Excel中的数据以记录为单位分别打印出来，最简单的方法就是利用Word2000的“邮件合并”功能。 

　　1、启动Word2000，单击“工具”菜单下的“邮件合并”，在弹出的“邮件合并帮助器”窗口中选择“1主文档”下“创建”中的“套用信函”。

　　2、在之后弹出的询问是使用活动窗口还是新建一个文档的对话框中，可单击［活动窗口］按钮。 

　　3、在“邮件合并帮助器”窗口中选择“2数据源”下的“获取数据”中的“打开数据源”。

　　4、在弹出的“打开”窗口中选中您在第一步建立的名为abc.xls的文件，再单击［打开］。 

　　5、在主文档中进行编辑。注意该文档的工具栏中多了［插入合并域］等一排与邮件合并相关的按钮。 

　　6、现在又可以在您非常熟悉的Word中来编辑成绩报告单，在需要用到的学生姓名、各科成绩及总分等地方使用邮件合并工具栏上的［插入合并域］按钮插入相应的域，并根据各自学校所印制的成绩报告单样式调整好各域的位置，同时您还可以为各域设置好合适的字型、字号等格式。

　　7、按下［查看合并数据］按钮，就可以看到第一位学生的具体数据，使用［记录切换］按钮就可以看到班上任何一位学生的成绩了。 

　　8、此时该文档只能逐条地显示记录和打印记录，若想把所有的记录都保存在一个文档中，可以单击工具栏上的［合并至新文档］按钮，自动生成一个名为“套用信函1”的新文档，在这个新文档中每个学生以一页来显示所示。至此您就可以将空白的学生成绩报告单放入打印机中进行试打了，如果您发现不能将姓名与成绩等数据准确地套入报告单的表格中，那就要进一步地调整各域的位置，直到“珠联璧合”为止。

　　结束语

　　如果您已将每位学生的评语写在Excel中，同样也可以以上述方式将其直接填入成绩报告单，这样不但省事多了而且还使您班上的成绩报告单与众不同并增色不少呢，您不想试试吗？