在 Word 2002 中创建专业外观文档

您常常需要编写长达几十页的长文档吗？你喜欢为文章的标题、重要段落设置统一的格式吗？也许您已经调整了文档的某个标题，并且看起来效果不错。现在，您想要使其他标题与之一致，但是又想不起来所有的设置。通常您是使用样式刷来统一格式吗？

现在好了，Microsoft Word 2002 可以替您记住这些格式设置，然后只需单击一下就可以重新应用。这可以使文档保持一致的外观，同时节省了您的时间。处理文档时，Word 在“样式和格式”任务窗格中将格式信息保存为样式。在将处理的文档中选择要格式化的部分，然后在任务窗格中单击样式的说明，您可以轻松地将格式重新应用到相应文本中。

听起来，似乎是挺麻烦的事情。没关系，让我们从头开始做。首先，先了解一下有关样式的知识。

关于样式

样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为“16 pt、Arial 字体、居中对齐”，只需应用“标题”样式即可获得相同效果。

用户可以创建或应用下列类型的样式：

段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。

字符样式：影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。

表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

通过“样式和格式”任务窗格可创建、查看或重新应用样式。所应用的直接格式也保存在该窗格中，因此用户可以快速的重复使用。

您是不是想问什么是“样式和格式”任务窗格？任务窗格是Office应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。如下图1所示的就是任务窗格，它通常位于页面的右侧，图1-1是“样式和格式”任务窗格；图1-2是“剪贴板”任务窗格。在本文中我们主要应用图1-1的那种。

图1

在开始创建属于你自己的样式之前，让我们先学会使用Word自带的样式。Word实现已经为我们准备好了几十种不同风格的样式，它们都存放在样式库中。您可以根据需要，直接从样式库中应用样式。方法是：

1、在“格式”菜单上，单击“主题”，如图2。

图2

2、单击“样式库”，如图3。

图3

3、在“模板”框中选择包含要查看或使用的样式的模板。（模板：是指一个或多个包含的结构和工具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素的文件。）比如选择典雅性报告，如图4。

图4

4、当用户单击“确定”时，所选择模板中的样式就被复制到当前文档中。

嗯，看来还是不大满意啊。那学习一下如何自己创建属于自己风格的样式吧。

创建样式

要创建样式，首先要找到创建新样式的功能按钮。来吧，一起操作。

1、如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”，如图5。

图5

2、在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”，如图6。

图6

3、在“名称”框中键入样式的名称。 比如“中文首行缩进”

4、然后，选择样式类型，比如字符、段落、表格、列表。

您可能会问，我怎么只看到字符和段落选项，没有表格、列表呢？这个我也觉得挺奇怪的。不过，在样式类型中你试着用用键盘的上、下箭头就可以找到更多的样式了。

5、接着选择“样式基于”，比如正文等等，当然可以选择无样式，因为这一功能完全是为了方便您快速建立新样式而设计的。在继续指定后续段落的样式。

6、选择所需的选项，或者单击“格式”以便看到更多的选项,如图7。

图7

7、好了，一个新的样式建立好了，你可以把这个样式用到任何想用的文字中去。看，下图就是我将原本是标题样式的文字变成了11样式的文字，如图8。

图8

修改、删除样式

学会了创建样式，当然还要学会修改、删除样式。这很简单。仍然先要打开任务窗格，然后找到你需要修改的样式，这有两种方式找到要修改的样式。一种是直接修改你所选的文字的格式，一种是在要应用的格式里面寻找。要注意在最下面的显示栏中选择为所有样式。选择好样式后，点击鼠标右键，选择修改或是删除即可，如图9。

图9

显示格式信息

有时候，为了更清楚的查看格式的具体内容，你还需要这样一个功能——格式信息显示在任务窗格中。例如，如果您将蓝色、斜体、11 磅格式应用到文档的引言中，此格式将显示在此任务窗格中。要重新将格式应用到新文本，请选择该文本，然后只需在任务窗格中单击格式说明。方法就是在某个样式上点击鼠标右键，选择显示格式，如图10。

图10

这一功能还可以用于比较文档中的文字与样式的差异。用户可以比较两项所选文本，以查看其格式属性的不同之处。这是非常有用的，例如，两个段落看上去不完全一样，但又不确定哪个属性不一样。

1、在“格式”菜单上，单击“显示格式”。

2、选择要进行比较的第一项格式。

3、在“显示格式”任务窗格的“所选文字”下，将会显示一个格式示例。

4、选中“与其他选定内容比较”复选框。

5、选择要进行比较的第二项格式。

6、在“所选文字”下的第二个框中将会显示一个格式示例。

7、“格式差异”框中将显示两项所选文本的差异的具体说明。

8、如果两项所选文本完全一致，则“无格式差别”就会显示在该框中，而不是说明。

9、若要使第二项所选文本与第一项所选文本的格式相匹配，请单击“所选文字”下第二个框旁边的箭头，然后单击“应用原来选定范围的格式”。

OK，经过一番努力，我们终于建立好了一套满意的样式，接下来就开始美化我们的长达几十页的文档吧。不管使用样式刷，还是不断的设定样式，总之为文章的段落标题选择标题1、标题2、标题3、……嗯，一番功夫之后，所有的该加样式的地方都设定好了。

然后？你忽然发现有一个样式设计的不大美观，怎么办？当然是改了。可改了样式之后，难道要再来重新替换一次啊？昏昏……不用，您不必返回查找每个标题，而只需修改标题样式的属性，所有包含此样式的标题将会随之更新。睁大眼睛瞧一下，所有该修改的样式都改完了。不相信，在需要改样式的文字那里点击鼠标右键，选择“选择格式相似的文字”，看是不是都选中了？这是怎么回事？这就是使用样式的好处啊。只需修改标题样式的属性，所有包含此样式的标题将会随之更新，如图11。

图11

重新应用格式

当你需要应用已经在文档的其他位置使用的格式时就可以使用重新应用格式功能。方法是：

1、如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请在“格式”工具栏上单击“样式和格式”。

2、选择要格式化的文本。

3、在“样式和格式”任务窗格中，单击要应用的格式。

要查看样式的详细资料，可以在“样式和格式”任务窗格中指向它的格式说明。格式的详细资料将显示在屏幕提示中。

要选择使用某个特定样式的所有文本，请单击包含此格式的文本，然后单击“全选”。

打开或关闭格式记录

默认情况下，键入文字时 Word 将记录（或保存）格式信息，但是您可以关闭此设置。

1、在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“编辑”选项卡。

2、在“编辑选项”下，选择或清除“保持格式跟踪”复选框。

3、如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请在“格式”工具栏上单击“样式和格式”。

4、在要修改的样式上单击鼠标右键，然后单击“修改”。

5、选择所需选项。

6、要查看更多选项，请单击“格式”，然后单击要更改的属性（例如“字体”或“编号”）。

更改属性后，请单击“确定”，然后对要修改的其他属性重复此操作。

在其他文档中重新使用格式

通过使用“样式和格式”任务窗格重新使用格式，您可以快速创建外观一致、专业的文档。

也许您正在处理需要经常使用的文档（例如状态报告），并希望在下一个状态报告中使用相同的格式。每个 Word 文档均基于模板创建。模板中可以包含样式、“自动图文集”词条、宏、工具栏和默认文本。您可以将希望重新使用的样式保存到模板。在下一次根据此模板创建文档时，将可以继续使用这些样式。创建空白文档时使用的是普通模板，但是，也可以使用特定的模板来创建信件、报告、日程及其他类型的文档。将样式保存到模板时，它将被保存到活动文档使用的模板。