Office 97家族的各个成员之间既是彼此独立的，又可以相互共享信息。以常用的三个组件Word、Excel和PowerPoint为例，一篇Word文档中可以插入另一篇Word文档的内容，也可以插入一个Excel工作表或者插入一个PowerPoint演示文稿。同样，Excel工作表中也可以插入Word表格和PowerPoint演示文稿。

Office 97各个成员之间可以通过以下三种方式共享信息。

一、通过“剪贴板”共享信息

如果想将Excel中的一个工作表插入Word文档，可以打开工作表并选中所有单元格后将其复制到剪贴板中。在Word文档窗口中将光标移到需要插入表格的地方，使用“粘贴”命令即可将工作表作为Word表格粘贴过来。同样也可以利用剪贴板将Word表格复制到Excel下使之成为一个工作表。

二、通过对象的嵌入共享信息

嵌入是通过执行“插入”选单下的“对象”命令来实现的。当执行该命令后，会弹出一个“对象”对话框，在这个对话框中有“新建”和“由文件创建”两个标签按钮。其中“新建”表示建立一个新文件，而“由文件创建”则表示嵌入一个现成的文件。

下面以工作表中插入一个演示文稿为例介绍一下“嵌入对象”的操作方法。在工作表中选中打算插入演示文稿的单元格，执行“插入”选单下的“对象”命令之后，打开图1所示的“对象”对话框。在“对象类型”列表框中找到“microsoft PowerPoint演示文稿”后单击，按下右下角的“确定”按钮之后，即出现一个演示文稿制作框，同时进入PowerPoint工作环境。制作好演示文稿之后，在制作框外面单击鼠标左键，演示文稿即作为一个对象呈现在工作表中。如果以后在演示文稿上单击，它就会被选中，通过四周的八个控制点可以对其进行缩放、拖动和删除操作，也可以通过在演示文稿上双击后，再度进入制作环境PowerPoint，从而实现对演示文稿再次编辑。

图1 插入新建的对象

如果在图1所示的“对象”对话框中，单击“由文件创建”标签按钮，则该对话框会变成图2所示，在“文件名”框中输入一个文件名，或者使用“浏览”命令找到相应的文件，就会把一个已经存在的文件作为对象插入进来。

图2 插入现成的对象

三、通过建立链接共享信息

如果把现成的文件嵌入时，在图2中选中“链接到文件”一项，这就是通过链接的方式共享信息了。“嵌入”和“链接”的区别是，在进行链接操作时，如果作为“对象”被链接到其它文件中的源文件发生变化时，则链接对象后的目标文件也会随之发生变化。但是，在嵌入操作中，被嵌入的源文件发生变化时，并不会导致嵌入对象的目标文件发生变化。例如，在一个有关销售情况的演示文稿中有一个反映销售数字的表格。为了及时准确地反映实际情况，可以通过建立链接，在演示文稿中插入一个销售状况的工作表。这时你会发现：当工作表中的数据发生变化时，通过链接插入到演示文稿中的数据表会立即得到更新。顺便说一下，如果是通过工具栏上的“插入超级链接”图标来完成对象的链接，则被链接的对象只是以一个文件名的形式出现在目标文件中，双击这个文件名就会打开链接的对象。

由此看出，通过剪贴板共享的信息，源文件将成为目标文件的一部分，因而在目标文件中已经无法与其它内容进行区别。通过嵌入和链接共享的信息由于是作为一个“对象”插入的，因而不能对这个对象中的部分内容进行处理。比如通过剪贴板复制到Word文档中的工作表，可以对其中的部分数据进行修改，而通过嵌入或链接的工作表则不能。