巧用Office的邮件合并功能
作者：施建强 来源：赛迪网 添加时间：2006-5-21 16:25:24邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，这是所有邮件相同的部分，下文称之为“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、地址等，每个邮件有不同的内容，以下称之为“收件人列表”。
在执行邮件合并操作之前首先要创建上面说的两个文档，并把它们关联起来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或对已有的信件进行修改，然后再运行邮件合并功能就可以了。
创建收件人列表
打开已经准备好的主文档（主文档中包含信件内容）。选择“工具→邮件合并→创建→套用信函→活动窗口→获取数据→建立数据源”，以定义收件人信息。在“建立数据源”对话框（见图1）中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，点击“保存”按钮。
图1
回到“邮件合并帮助器”窗口，单击“编辑→数据源”，在数据表单中输入第一个收件人的各项数据。单击“新增”，接着输入下一个收件人信息，重复上述过程直至输入所有收件人的信息。
插入合并域
返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域（例如姓名等）插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是收件人的姓名时，就选择域“姓名”（见图2）。重复上述过程直至加入了所有的域。
图2
如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改，单击“查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。
执行合并操作
编辑好待合并的主文档后，选择“工具→邮件合并...→合并”，从“合并”对话框（见图3）中选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
图3
合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此时最好再检查一下，然后打印或保存合并后的文档。
以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具→邮件合并... →合并”就可以了。在退出Word时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。
生成电子邮件
将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件，方法是，在“邮件合并帮助器”对话框中点击“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮件→设置”，在对话框中的“含邮件/传真地址的数据域”中选择各种“域”。在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。有必要的话，选中“以附件形式发送文档”。
返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了。如果在Outlook的联系人列表中有该联系人的地址，则新生成的邮件自动放在Outlook的发件箱，如果在Outlook的联系人列表中没有该联系人的地址，则可根据提示建立一新联系人。新联系人建好后，则新生成的邮件自动放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前，最好能随机检查一下邮件，以验证合并效果。
注意事项
如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人。具体实现方法是：在打开主文档后，选择“工具→邮件合并→查询选项”，在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情况用“与”或“或”连接。以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。