Office模板的使用与网上资源
作者：小雷 来源：赛迪网 添加时间：2006-5-21 16:26:06回答是肯定的，在日常操作中，我们往往有这样的经历：写一封公函，内容大家都清楚，但什么才是标准的格式却不甚了了，总不能让我们的公函不伦不类吧？制作名片，手边没有专业的名片制作软件，只能用 Word 来做了，但别看那样小小一张名片，名堂还不少，标准大小是多少？大小不一的字体，不对称的排列，跨行与跳行，等等，保管让你一个头两个大；好不容易为一篇文章制定好了各种排版与样式，以后需要制作相类似的页面时，还得重新排制；等等。是不是很麻烦呀？
当然，如果你懂得使用模板，那又是另外一回事了。所谓模板，它是一种指定了固定格式、样式与其他属性的，可以直接套用的文件，利用它，你可以跳过许多让人心烦的冗长的操作过程，直接进行内容的书写。
说起模板似乎很抽象，事实上，每次你打开 Office 程序并创建一个新文档的时候，都在使用模板，只不过它们是共用型模板，包括文档的初步设置，如文档边缘宽度，纸张大小与方向，字体属性，等等，它们作为共用型模板，在创建每个新文档时都起着非常重要的、必不可缺的作用。而那些所谓的特殊模板，只不过是在这种通用模板的基础上进行了一些改动以适应特殊需要而已。
一．模板基础：
1．共用模板与文档模板：
任何 Office 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面布局、特殊格式和样式。模板的两种基本类型为共用模板和文档模板。共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“新建”对话框中的备忘录和信函传真模板，图一）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。例如，如果用备忘录模板创建备忘录，备忘录能同时使用备忘录模板和任何共用模板的设置。Word 提供了许多文档模板，您也可以创建自己的文档模板。
图一
文件/新建，弹出如图二的窗口：
图二
这些模板都是可以直接拿来套用的，但如果没有采取完全安装，当你在调用某个模板时会弹出个窗口，提示放入 Office 光盘以读取相关资料。
3．共用模板的调用与修改：
前面我们说过，每创建一个新文档都会调用共用模板（名为 Normal.dot），因此新建的文档将继承一切共用模板的属性。那么对于共用模板，我们是否能进行改动呢？
回答是肯定的。由于西方办公系统与中式传统方式的偏差，非常适用于西方的共用模板属性并不太适合于国内用户，很简单的例子就是： Office 中默认的 A4 纸张类型，却跟我们真正习惯的 16 开页面有着不小的偏差。
按照 16 开纸张的实际大小，解决办法有两个，一个是创建新的文档模板，以后通过"新建"命令选择该模板从而进行调用；另外一个办法是直接改动共用模板的属性，以后由 Office 直接调用。前一种方法比较麻烦，所以可以采用后一种办法。
首先要找到共用模板文件，在默认安装状况下，它的地址为：C:program filesmicrosoft office emplatesormal.dot ，只需改动该文件，然后再保存就行了。
具体改动方案是：在"页面设置"中，将上下左右边距均设为 2 厘米，在纸张大小中，将宽度由 21 变为 19.5 厘米，将高度由 29.7 厘米改为 27 厘米，而这就是最标准的中国式 16 开页面。如图三：
图三
二．模板的直接套用：
前面我们说过，模板的作用在于它的方便，现在我们试着使用它的"名片制作向导模板"来制作一个简单的名片，体会一下模板的"方便"。
1．打开向导：
文件/新建/其他文档，然后找到"名片制作向导"。如图四：
图四
图五
从"样式"下拉框中选一个你喜欢的样式，样式下会有一个预览区，非常直观地将各种样式显示出来。如图六：
图六
既可以自定义(Custome)，也可以选择标准大小(即 88.9 X 55 毫米)，如图七：
图七
既可以单独生成名片，也可以批量产生。这个批量产生，是指在同时间为指定数据库或地址簿中的所有用户都创建相同样式的名片。
下面还有一个"单面"选项，如果勾选，生成的名片将是单面的；如果不勾选，生成的名片则是双面的，除了正面区域可以修改与定制，背面也能进行编辑。如图八：
图八
将你需要的信息输入相应的框架内，以便直接生成名片。另外，如果选择的是双面名片，还需要填写背面信息。如图九：
图九
点按下一步，最后完成。如图十：
图十
根据前面的设置，Office 会创建固定样式的名片，你现在只需在相应位置输入相关内容，并去掉提示文字就行了。
同理，其他模板制作也是如上操作。
三．模板资源介绍：
Office 提供的模板机制，在实际使用中往往让我们事半功倍，但美中不足的是，与软件本身集成的模板类型并不是很多，这时，我们就需要下载一些额外的或是第三方的模板资源了。下面为大家介绍一些，如果感兴趣的话可以试一试。
1．OfficeReady
包括 19 个为 Word, Excel 以及 PowerPoint 定身制作的即装即用型模板，主要功能模块包括即时通讯、履历撰写、财务分析、专业级名片制作、宣传册、发票模板、奖状等等，非常不错。
系统要求：Windows 95/98/NT/2000, Office 97/2000
下载地址：点此下载
2．Business Card Designer
从名字就可以看出，它是一个专业级的名片制作模板。该软件提供了共 20000 个可以直接使用的名片样式供大家选择。美中不足的是，如果没注册，会在名片上出现 "DEMO VERSION"字样。不过，解决办法还是有的哟，比如注册码，呵呵......
系统要求：Windows 95/98/NT/2000
下载地址：点此下载
3．Biz-Plan
本软件主要是用来做商业计划用的，这里把它提出来，是因为它的框架结构型计划书非常有特色，而且做出来的东西绝对是专业型的......
系统要求：Windows 95/98/NT/2000, Word 97/2000
下载地址：点此下载
4．Opti-Template
本软件相当出名，但使用者并不多，因为它的功能只有一个，即专门进行投资价格分析；同时，只能应用于 Excel ；另外，它的注册费为 95 美元；但它的功能却是非常专业的，芝加哥投资商会(CME)的专门投资分析利器，够厉害了吧？不注册可以下载它的试用版，试用期 30 天。
系统要求：Windows 95/98/NT, Microsoft Excel 97或更高版本
下载地址：点此下载
5．Smithy Toolset
商业文书标准模板，包括商业信件，商业传真，备忘录，报告等专业级的商业文书模板。试用期三十天。
系统要求：Windows 95/98/NT，Word 97或更高版本
下载地址：点此下载
6．微软模板资源下载
上面我们介绍的都是第三方的模板资源，真正资源丰富的下载地方，还是微软的模板资源下载库了。如果你对这方面的资源感兴趣，可以到微软的官方站点去下载，不过，大部分都是英文哟。
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