以下是loosewireblog.com上刊登的诀窍：

　　我所说的并没有对如何整理电子邮件的问题盖棺定论。你可能更喜欢简洁，而不喜欢复杂，这样你也许愿意尝试其他一些功能更少、却相当好用的电子邮件系统。

　　比如说，Opera browser（网站www.opera.com），附带相当成熟的电子邮件程序；另外，开放源代码浏览器Firefox的绑定电子邮件产品Thunderbird（网站www.mozilla.org）也非常受青睐。

　　然后就是网上邮件系统，像Hotmail之类的。我一直避免使用它们，因为我经常带著笔记本电脑出差，而我发现网上邮件系统有些慢。但是由于很多网吧提供的互联网接入速度与日激增，所以越来越多的职业人士开始使用网上邮件。鲍伯-库里南(Bob Cullinan)是加州的媒体顾问，经常出差，他认为，网上邮件系统让他能在地球上的任何一个角落进入邮箱。

　　网上邮件系统另一个诱人之处在于Gmail（网站gmail.google.com）的出现，它有1 G的免费存储空间。其他电子邮件服务还有差距，除非在网上能存储多少邮件已经不再是个问题。网上邮件系统会怎样改变你使用电子邮件的习惯？

　　海因茨-沙比茨切(Heinz Tschabitscher)表示，网上邮件系统是发展的方向。他是在信息门户网站about.com（网址e-mail.about.com）上写有关邮件的文章的作家。他认为，由于Gmail能提供电子邮件的快速搜索，相同话题邮件的自动链接或索引等服务，所以，就没有必要再建立个人文件夹了。

　　网上邮件系统还有一个优势：如果你的电脑中了病毒，被摔了或偷了，你不会丢失全部的邮件，因为它们都存储在互联网上。如果你正在使用电子邮件程序，还有其他办法实现这个目标：就是因特网信息访问协议(IMAP,Internet Message Access Protocol)。简捷地说，IMAP就是让你的收件箱更智能地与伺服器对话，而在你下载前，所有邮件都存储在伺服器上。很多人使用的是旧的邮局协议(POP,Post Office Protocol)，该协议只能找到你的邮件帐户，将上面的内容全部下载到你的电脑上。你的邮件只能在一个地方，或者是伺服器，或者是你的电脑。

　　但是，IMAP能创建两个你的收件箱的备份，并确保两个备份都在你的伺服器和你的电脑上，看上去完全一样。当然，事情不仅如此，但这是基本理念。好处在哪里呢？一方面，只要你有邮件程序，能记住自己的设置，你在任何地方都能够查阅邮件。第二，由于你有两个邮箱的备份，所以你永远也不会丢失邮件了。缺点在于：由于某种原因，支持IMAP的程序不多，或者说能很好地支持IMAP的程序不多。如果你胆子大，可以试试。

　　我的建议是：使用Thunderbird，看起来它比大多数程序都能更好地支持IMAP。