客户化与可扩展性

随着办公自动化和信息化，政府、企业等团体用户在日常工作中的业务流转已经逐步过渡到需要自动完成的阶段，而办公软件通常会被团体用户用来支持工作流（Workflow）。工作流中的一个重要内容就是实现工作文件在流程中恰当地运转以完成整个业务，而这里所指的文件很可能是团体用户所在行业规范的文件，或者是用户自定义的文件。

实际上，在政府公文、法律文件、税务记录、专利管理、会议论文、科技文件、技术规范、电子书籍、盲人书籍、新闻稿件、投资研究、文字研究、人力资源、采购销售、财务报表、医疗、保险、零售、金融等方面，甚至整个电子商务系统，国际上已有团体或者联盟开始、甚至是完成了这些专用文件格式规范的制定。

我国政府也在基于XML着手制定《中文办公软件文件格式规范》和《基于XML的电子公文格式规范》；国家知识产权局为实现专利受理自动化而制定的《以电子文件形式提出的专利申请请求类文件类型定义[DTD]（试行）》已经于2004年公布，并开始接受专利电子申请；中国证监会参考XBRL制定的《上市公司信息披露电子化规范》在2004年通过审批，上海证交所已经推出了相关的服务；税务部门在某些税种内已经开始施行了基于XML的数据表示方式。

这些为特定目的定义的文件规范要求和定制好的结构化工作流紧密配合。对于专有办公软件来说，支持这些文件规范意味着要在保持传统办公软件使用模式的基础上，根据需要提供扩展功能。

也就是要即能保证对市场中广泛使用的文件的兼容性，又要提供附加工具支持对文件语义的操作，在通用格式和专用格式间转换。要支持这样的扩展功能，在没有充分了解专有办公软件内封闭的文件格式的条件下是很难实现的。

保护投资与标准化

团体用户通常在采用某种文件格式存储数据和信息后，都希望能够保存尽可能长的时间，并且保证文件格式的稳定、或者是受控地演化。这样用户才能保持为此及相关系统的投资收益率，并尽可能地降低总持有成本。而封闭的文件格式常常会导致丢失信息，或者是成本居高不下。

这个问题根本的解决之道在于文件格式的开放和标准化。只有文件格式开放了，才能够实现充分竞争，由此降低成本；只有标准化了，文件才能够稳定地演化，数据和信息才能更通畅地流转，也能够被更广泛地支持。出现更多的工具，用户才会有更多的选择。这是一个用户和业界双赢的途径。

解决方案

为了满足如上用户的需求，OpenOffice.org采用了可扩展标记语言（eXtensible Markup Language，XML）作为本地文件格式规范的基础。采用XML作为办公软件的文件格式，能够轻松实现各种集成和扩展处理。

通过定义办公软件特定的标记，这种文件格式能够支持所有的办公软件的功能，易于生成和处理文件，而且不会被某个软件商或应用程序锁定。为了实现文件格式的标准化，OpenOffice.org还参与发起了OASIS开放办公XML格式技术委员会，目标就是制定开放办公软件XML文件格式规范。